Kategorien
technologe #242o

Virtuelle Teams – die neue Führungsherausforderung

Ein Gastbeitrag von Ing. Mag. Dr. Walter L. Hanus, Geschäftsführer der IVM Technical Consultants Wien GmbH und 1. Vizepräsident des Verbandes der Technologinnen und Technologen

Die virtuelle Zusammenarbeit nahm in den letzten – pandemiebedingten – Monaten, einen enormen Aufschwung. War es am Anfang noch ein wenig mühsam, die Technik (Laptop, PC, Kamera, Mikrofon, etc.) in den Griff zu bekommen, lernte man bald die notwendige Infrastruktur zu beherrschen. Hin und wieder ein Absturz eines der notwendigen Systeme, bis hin zum Ausfall des Internet gehören zum normalen Büroalltag. Dieser Beitrag widmet sich den Themenbereichen Zusammenarbeit, Kommunikation und Führungsverhalten in virtuellen und/oder hybriden Teams.

Mittlerweile hat sich auch in Theorie und Wissenschaft schon einiges getan und es wurden diverse Anleitungen für solche neue Aufgaben entwickelt. Wer virtuelle Teams führt oder moderiert, sollte sich einiger Basics bewusst werden und auch danach handeln. Klarheit, Disziplin und Interaktion sollen, noch viel mehr als in „klassischen“ Meetings, den Ablauf prägen.

Klarheit
  • Das Meeting soll klar ein Ziel bekommen, das auch für alle verständlich kommuniziert und nachvollziehbar ist.
  • Erklären Sie auch, um welche Meetingart es sich handelt; will man Informationen austauschen, eine Entscheidung herbeiführen oder sich einer Idee widmen – Brainstormen oder eine andere Form realisieren.
  • Treffen Sie klare Vorgaben, wer mit welchem Auftrag an diesem Meeting teilnimmt und kommunizieren Sie das auch (u.U. mehrmals).
  • Bereiten Sie schon bei der Einladung zu dem Meeting die Teilnehmer auf ihre Aufgaben vor. Definieren Sie klar, welche Art der Vorbereitung gewünscht ist, wer das Meeting u.U. dokumentieren soll und wie dies geschehen soll.
  • Falls Sie das Meeting mitschneiden wollen, holen Sie sich unbedingt die Erlaubnis aller Teilnehmer.
Disziplin
  • Dazu zählt die Vorbereitung der Teilnehmer, das pünktliche „virtuelle“ Erscheinen, das Einhalten der geplanten Zeiten für Vorträge oder Diskussion.
  • Als Moderator müssen Sie auch manchmal diese Disziplin einfordern, gerade am Anfang ist dies notwendig, um auch Zeichen zu setzen.
  • Die Zeiten für virtuelle Meetings sollten Sie kürzer ansetzen als für normale Meetings (als Faustregel empfehle ich max. 50 % der Zeit eines normalen Meetings anzusetzen).
  • Planen Sie schon anlässlich des Meetings etwaige follow-up-Termine und lassen Sie darüber abstimmen. Sprechen Sie laut und deutlich und hören Sie den Teilnehmern zu.
Interaktion
  • Präferieren Sie den Videomodus – er bringt mehr persönliches Erscheinen als ein bloßes Foto.
  • Beginnen Sie die Meetings mit Small Talk, führen Sie auch am Anfang durch das Meeting, indem Sie alle TeilnehmerInnen einladen, u.a. persönliche Eindrücke, Erlebnisse o.ä. zu berichten. Das schafft soziale Nähe und stärkt das „wir“-Gefühl.
  • Stärken Sie den „Team Spirit“ durch gemeinschaftliche, in diesem Fall virtuelle Aktivitäten.
  • Aus eigener Erfahrung ist z.B. ein Bildquiz ein lustiger Beitrag (wo ist diese Bild entstanden/was ist darauf zu erkennen).
Tipps
  • Bei hybriden Veranstaltungen benutzen Sie für die mehrere Personen umfassende Gruppe mindestens zwei Kameras.
  • Überraschen Sie die Teilnehmer mit einem Zitat, Foto oder einer persönlichen Anekdote.
  • Beenden Sie das Meeting mit einer Feedback-Runde, in der Vorschläge und Verbesserungsideen eingebracht werden können.
  • Geben Sie weniger auf die Macht Ihrer Position als auf die Qualität Ihres Verhaltens – gerade bei virtuellen Meetings entscheiden andere Kriterien als bei einem persönlichen Treffen.
  • Wenn Sie als Führungskraft oder Moderator das Meeting führen, dann zeigen Sie auch, dass die Verantwortung eines funktionierenden Meetings bei Ihnen liegt.
  • Delegieren Sie Dinge, versuchen Sie aber viel Inhalte auf „Augenhöhe“ anzusprechen.
  • Seien Sie nicht zynisch, Witze sind im normalen Rahmen erlaubt aber keine Abwertungen oder ähnliches im Meeting.
  • Sprechen Sie wertschätzend über Kolleginnen und Kollegen und entwickeln Sie eine positive Grundstimmung.
  • Gerade bei virtuellen Meetings sind die Teilnehmer*innen viel empfänglicher für Ablenkung als bei realen Meetings, holen Sie regelmäßig Feedback zu den Meetings-Points ab.
  • Sprechen Sie niemals negativ oder herabwürdigend – gerade in virtuellen Meetings ist das ein absolutes „No Go“.
  • Stellen Sie immer einen positiven Bezug zum Thema her – das kann das Wohl des Unternehmens sein oder das gemeinsame Erreichen von Zielen.
  • Abschließend ist es immer gut, sich bei allen TeilnehmerInnen zu bedanken und das Positive des Meetings noch einmal hervorzuheben.

Gutes Gelingen!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert